Ein „Workflow“ ist ein Prozess (Vorgang oder Arbeitsablauf), der aus einzelnen Aktivitäten aufgebaut ist, die sich auf Teile eines Geschäftsprozesses oder andere organisatorische Vorgänge beziehen.

Dieser beschreibt dabei ausführlich die operative Ebene; idealerweise so exakt, dass die folgende Aktivität durch den Ausgang der jeweils vorangehenden determiniert ist. Die einzelnen Aktivitäten stehen demnach in Abhängigkeit zueinander.

Ein Workflow hat einen definierten Anfang, einen organisierten Ablauf und ein definiertes Ende. Es ist der Teil eines Geschäftsprozesses, welcher IT-gestützt durchgeführt wird.
Im EDV-Bereich wird "Workflow" auch als Technik der Überwachung von Geschäftsabläufen verstanden. So kann beispielsweise der Bearbeitungsstand einer Bestellung bis zum gerade zuständigen Sachbearbeiter zurückverfolgt werden.